Tajuk: INTEGRASI PENDEKATAN BALANCED SCORECARD DI ORGANISASI PENDIDIKAN

OLEH
MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF
KETUA JABATAN, JABATAN PENGURUSAN KUALITI, IAB, KPM

Pendahuluan

Berbagai inovasi telah diperkenalkan oleh Kerajaan Malaysia bagi meningkatkan tahap prestasi dan kualiti pengurusan dan pentadbiran agensi-agensi awam, antara yang terkini ialah konsep pengurusan berasaskan pengukuran prestasi (KPI) melalui Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 1 tahun 2005. Pelaksanaan pengukuran prestasi(KPI) diharap akan dapat membantu agensi Kerajaan memperoleh maklumat yang tepat mengenai tahap prestasi perkhidmatan utama yang disampaikan kepada pelanggan. Maklumat-maklumat ini akan dapat membantu ke arah pengurusan prestasi strategi dengan lebih berkualiti. Pendekatan ini telah diperkenalkan dalam Kursus Pengurusan Strategik bagi Memperkasa Sekolah Kebangsaan.

Berdasarkan kepada kajian tinjauan terhadap 350 orang pengurus sekolah yang terdiri dari 280 guru Besar dan 60 orang pengetua yang mengikuti Kursus Pengurusan Strategik dibawah program Memperkasa Sekolah Kebangsaan menunjukkan bahawa sistem pengukuran prestasi strategi masih lagi belum difahami dan dipraktikkan sepenuhnya dalam kelapan-lapan bidang utama pengurusan sekolah kecuali bidang pengurusan kurikulum.

Kertas kerja ini membincangkan tentang salah satu dari pendekatan terkini serta paling popular digunakan oleh organisasi berasaskan keuntungan atau perniagaan bagi mengawal dan menyelia prestasi pelaksanaan strategi (KPI) secara berkesan iaitu Balanced Scorecard (BS) dan melihat bagaimana ia boleh diintegrasikan dalam Model Perancangan strategik bagi memperkasakan sekolah kebangsaan. Model BS untuk organisasi awam yang diperkenalkan oleh Balanced Scorecard Collaborative Pty Limited yang di asaskan Kaplan dan Norton digunakan sebagai kerangka utama kertas kerja ini.Oleh kerana fokus utama kertas ini sebagai pengenalan kepada BS, maka perbincangan lebih berfokus kepada 4 Perspektif BS, faedah pelaksanaan,langkah-langkah untuk implementasi BS di organisasi pendidikan (sekolah) dan cabaran untuk implementasi BS secara berkesan di organisasi pendidikan awam khususnya sekolah.



Sebanyak 350 orang pengurus dari sekolah rendah kebangsaan dan sekolah menengah kebangsaan telah terpilih untuk diberi latihan selama seminggu oleh IAB tentang pengurusan strategik. Antara objektif utama kursus tersebut ialah



Balanced Scorecard (BS) sebagai salah satu elemen utama Model Perancangan Strategik.

BS adalah sistem pengurusan yang diperkenalkan oleh Robert S. Kaplan dari Universiti Harvard dan rakan konsultannya, David P.Norton dari Boston pada tahun 1992 dalam Jurnal Harvard Business Review. Jurnal Harvard Business Review telah memberi pengikhtirafan kemudiannya sebagai salah satu antara idea pengurusan yang paling berpengaruh di dunia dalam tempoh 75 tahun ini.Idea ini telah berkembang dengan peastnya. Kajian terkini oleh Bain & Company pada tahun 1999, menunjukkan lebih kurang 50% syarikat di Amerika Syarikat menggunakan BS bagi membantu mengurus pengurusan prestasi syarikat mereka (SAP AG, 1999)

BS adalah merupakan salah satu metodologi untuk memastikan setiap aktiviti harian sesebuah organisasi itu mempunyai kaitannya dengan misi dan visi organisasi berkenaan. BS menjadi satu kerangka kerja untuk membantu pihak pengurusan organisasi menterjemahkan strategi-strategi korperatnya dengan lebih jelas dan mudah kepada operasi harian di mana ia diharapkan dapat membantu dan membimbing setiap anggota organisasi untuk lebih bertanggungjawab terhadap tindakan dan prestasi mereka untuk mencapai misi dan visi organisasi(Kaplan & Norton, 2000).

Pada asasnya pengukuran prestasi di organisasi perniagaan adalah hanya tertumpu pada perspektif kewangan.Kaplan dan Norton (2000)mencadangkan pendekatan tradisional tersebut perlu ditambah dengan 3 perspektif yang lain iaitu pelanggan, proses dalaman dan pembelajaran dan pertumbuhan dengan perspektif kewangan sebagai kedudukan pertama.Rajah 1 di bawah menunjukkan rajah asas BSC.










Seterusnya, Kaplan dan Norton menyatakan keempat-empat perspektif tersebut boleh diaplikasikan dalam sistem pengukuran prestasi strategi organisasi kerajaan dengan kedudukan perspektif kewangan berbeza dari organisasi perniagaan.


Kelebihan utama pendekatan BSC sebagai satu sistem pengukuran dan penilaian prestasi strategi adalah pada keupayaannya untuk membantu organisasi memberi fokus strategic kepada isu-isu utama organisasi bagi mencapai misi organisasi. Isu-isu strategik yang diberi fokus dan kemudiannya menjadi asas membina strategi akan berkisar kepada aspek-aspek berikut:
· Memenuhi kehendak pelanggan dan stakeholder.
· Cara bagaimana organisasi meningkatkan kualiti dan kecemerlangan proses kerjanya untuk memenuhi kehendak pelanggan dan staholder.
· Cara bagaimana organisasi membangun sumber manusianya dan kemudahan pasarana kerja untuk meningkatkan kualiti dan kecemerlangan proses kerja.
· Cara mengurus kewangan atau berbelanja dengan berhemah sebagaimana yang dikehendaki oleh stakeholder untuk mencapai perkara-perkara tang tersebut di atas.











Langkah-langkah untuk implementasi BS di Organisasi Pendidikan (sekolah)
Fasa Pertama: Fasa pertama adalah fasa asas dalam proses membina BSC. Ia meliputi 6 langkah.
Langkah 1: Membuat penilaian dan menjelaskan berkaitan tujuan kewujudan organisasi, peganggan nilai, visi organisasi, persekitaran dalaman dan luaran organisasi. Langkah ini penting dalam kerangka mengukur dan menilai prestasi strategi khususnya misi. Ini kerana mengikut Kaplan dan Norton, memenuhi mandat kerajaan dan akauntabiliti kepada masyarakat awam adalah perlu diutamakan berbanding dengan organisasi berasaskan perniagaan yang prestasinya lebih didorong oleh pulangan pelaburan dan keuntungan pelaburan. Oleh sebab itu, mengikut Kaplan dan Norton, prestasi strategi organisasi awam adalah lebih berfokus kepada memenuhi misi berbanding dengan oragnisasi perniagaan yang fokus prestasi strategi adalah kepada visinya. Dalam hal ini, perspektif kewangan bukan sahaja bertukar kedudukan dalam hubungan perspektif tetapi juga bertukar kepada perspektif belanjawan yang perlu diuruskan sebagaimana kehendak peraturan Kerajaaan (Arahan Perbendaharaan) yang dihubungkan dengan tanggungjawab menjaga harta awam. Bagi organisasi kerajaan atau awam, istilah stakeholder menjadi lebih luas berbanding dengan organisasi perniagaan. Dalam pendekatan generasi kedua BSC, iaitu Performance Prism yang diperkenalkan oleh Prof. Neely, menyatakan perkataan stakeholder sudah mencukupi kerana ia merangkumi pelanggan, orang awam, oganisasi perniagaan dan lain-lain yang berminat dan ada kepentingan kepada sesuatu agensi kerajaan tersebut.
Walaubagaimanapun, apa yang tetap menjadi keutamaan antara organisasi kerajaan atau swasta ialah keberkesanan ’business’ strategi. Ini kerana strategi adalah merupakan pendekatan yang digunakan untuk melaksana dan mencapai misi dan visi organisasi (Kaplan dan Norton, 2000). Strategi itu wujud pada pelbagai peringkat organisasi contohnya peringkat keseluruhan organisasi atau sekolah yang lebih dikenali sebagai ’Grand’ strategi atau koperat strategi. Startegi juga boleh wujud pada peringkat ’business Unit’ atau dipanggil startegi pengurusan. Sebagai contoh, ia wujud pada peringkat pengurusan Bidang atau Panatia, Unit-unit pentadbiran sekolah seperti unit disiplin, Unit buku teks,Unit sukan dan lain-lain lagi. Dalam pelaksanaan BSC, kekeliruan amat ketara dikalangan mereka yang ingin mempelajari BSC perbezaan antara strategi untuk mencapai misi dan visi yang dikenali koperat strategi dengan ’business’ strategi yang dikenali sebagai inisiatif di peringkat koperat strategi. Secara kebetulannya kedua-dua jenis strategi ini dibina selepas dilakukan analisis persekitaran organisasi dan dihubungkan pula dengan pembinaan KPI serta sasaran prestasi.
Antara aspek lain yang sangat penting yang perlu diberi perhatian pada langkah ini ialah penubuhan jawatankuasa serta melantik pengurusnya atau yang dikenali ’the champion’. Sebagaimana yang dinyatakan dalam PKPA Bil. 2, 2005, oleh kerana penilaian prestasi perlu dilaporkan setiap suku tahun, maka satu unit perlu diwujudkan di dalam struktur pentadbiran organisasi untuk menjalankan tugas tersebut.

Langkah 2: Membina strategi umum berasaskan maklumat dari langkah satu di atas. Bagi organisasi yang berstruktur besar seperti Kementerian Pelajaran, ia dikenali sebagai fokus strategik atau tema strategi.Sebagai contoh Memperkasakan Sekolah Kebangsaan merupakan salah satu dari 7 fokus strategik atau tema strategik Kementerian Pelajaran Malaysia.

Langkah 3: Membina Peta Strategi (Strategy Map)

Sumber: Kaplan & Norton (2002)





Langkah 4: Menentukan Tema-Tema Strategik atau Matlamat Strategik



sumber: Kaplan &Norton (2002)









Langkah 5: Mengenalpasti Objektif Strategik, Indikator-Indikator Prestasi Utama (KPI), Target dan Inisiatif.





Langkah 6: Cascading KPI









Cabaran untuk implementasi BS secara berkesan di organisasi pendidikan awam




Rujukan

pengurusan strategik